No.1プレゼンター ～発表できるんです～

皆様こんにちは。資料作成コンサルタントの山橋美穂です。今回は資料のビジュアルについてご紹介します。

資料は「伝える」ために作成します。これは業種や職種や目的に関係なく共通している資料の役目です。では、伝えるために最初に気を付けるべきことは何でしょう。それは「見やすさ」です。見やすくなければ、伝わるものも伝わりません。あまりにも見づらければ読んでもらえない可能性もあります。「見やすさ」は資料のファーストステップです。

では、資料を見やすくするちょっとした工夫を紹介します。

内容に合わせて色を決める

色にはとても重要な役割があります。例えばタイプ分けやビフォーアフターなど、色で表現することでわかりやすくなる情報がたくさんあります。意味に合わせて色を使い分けると、理解も促されるためわかりやすい資料になります。

十分な余白を作る

情報を詰め込み過ぎると圧迫感が出て、「読みづらい」という印象を与えます。スライド、行間、図形など、全てにおいて十分な余白を取ると、窮屈感がなくなりスライドが見やすくなります。

「余白＝見やすさ」を意識して1枚のスライドに載せるコンテンツの量に注意し、読み手の視線にゆとりを与えましょう。

視線の動きに沿ってコンテンツを配置する

一般的に視線には動きのクセがあります。その視線の自然な流れに沿ってコンテンツを配置することで、情報がすんなりと入ってきます。一方、視線の動きに無理が生じると、脳が情報を処理するのに時間がかかり、スムーズな理解の妨げになります。

ちょっとしたコツで資料はぐっと読みやすくなります。これらのポイントを反映して、伝わる資料を作成しましょう。

読みやすいフォントとそのサイズ

資料を読むという観点から考えると、フォント選びにもコダワリが必要です。実は、資料作成の研修を行っていて、非常に多い質問の1つが「どのフォントを使えばいいのか」です。フォントの種類は使用するソフトによりますが、PowerPointの場合はとても多くの日本語フォントが用意されています。どのフォントを使うかによって、読みやすさも与えるイメージも変わってきます。

それぞれ与える印象が違うため、打ち出したいイメージに合ったフォントを選ぶか、資料の目的やニーズに沿ったフォントを選びましょう。

文字には、可読性と視認性があります。可読性とは読むためのフォント、つまり文章が読みやすいかどうかです。視認性とは見るためのフォント、つまりパッと見た時の認識のしやすさを指します。

基本的に、1つの資料の中で使用するフォントの種類は統一することをお勧めします。違うフォントを使用すると目につきやすいので、複数のフォントを混在させると全体的に落ち着きのない資料になります。また、フォントが違うことに何か意味があるのではと思わせてしまいます。特別な理由がない限り、使用するフォントの種類は半角英数字と全角の2種類にしましょう。

フォントサイズについても多く受ける質問の1つです。フォントサイズは、スクリーンやディスプレイを使って発表する資料と、プリントアウトして配布する資料で変える必要があります。配布資料なら18ptでも十分に読むことができます。しかし、スクリーンに投影するならば、18ptでは小さすぎて読めません。フォントサイズは、投影用なら20から40ptの間で、配布用なら10から24ptの間のサイズを使用すれば、十分に読める大きさです。

フォントの設定は、「ホーム」タブの「フォント」カテゴリーから行えます。

資料作成途中や完成した後にフォントの種類を変更したい時は、この操作方法で簡単に変更できます。

ちなみに、私が良く使うフォントは「MS P ゴシック」です。ゴシック体は可読性が低いですが、PowerPointを使用したプレゼンテーション資料では長文を読ませる必要がなく、むしろパッと見て瞬時に何が書かれているか認識して貰う必要があるのと、「MS P ゴシック」は文字に強いインパクトがなく、特定の印象を与える心配がないので、このフォントを好んで使用します。ご参考までに。