No.1プレゼンター ～発表できるんです～

皆様こんにちは。資料作成コンサルタントの山橋美穂です。No.1プレゼンター～発表できるんです～【準備編】第2回目は、時短テクニックに繋がるパワーポイントの機能と便利なショートカットキーを紹介します。時間をかけずに資料を作れるようになるには、ソフトの機能を熟知して使いこなすことが必須です。資料を短時間で作れるようになれば、中身や構成など、本来熟考しなければならないフェーズに十分な時間をかけることができます。パワーポイントの使い方を知り、時間をかけずに資料を作れるようになりましょう。

テンプレートを変更する

これで、テンプレートライブラリーに新しいテンプレートが加わります。

使用しているテンプレートを開き、再度「デザイン」タブの「テーマ」を開くと、今保存したテンプレートが表示されるので、それをクリックすると、テンプレートが変わります。

レイアウトを変更する

全てのスライドにロゴを表示する

ご所属の大学や病医院のロゴなど、全てのスライドを通して表示したいものは、作業スライドに置くのではなく、スライドマスターを使いましょう。「表示」タブの「スライドマスター」をクリックし、スライドマスターを表示させます。

もしこの方法を知らなければ、ロゴを全てのページにコピーペーストしなくてはならず、大変時間がかかります。

覚えておくと便利なショートカットキー

タブの中から一つ一つ機能を探すのは手間がかかりますが、キーボードで操作できればその手間を省くことができます。ショートカットキーを使えば、タブから機能にアクセスした場合の1/3程度も作業時間を縮めることが可能です。作業を早めるために使用頻度の高い機能のショートカットキーを覚えておきましょう。全てのショートカットキーを覚える必要はありませんが、最低限下記のショートカットキーは、自然と指が動くように練習すると操作が楽になります。

ショートカットキーは基本的に「Ctrl」キーまたは「Shift」キーと、操作を英単語にした時の頭文字との組み合わせでできています。一見覚えるのが大変そうでも、この構造を知ると案外簡単に覚えられます。

クイックアクセスツールバーの編集方法

これでクイックアクセスツールバーから機能が削除されます。

パワーポイントの操作方法や機能を知り、ショートカットキーやクイックアクセスツールバーを上手く使えば、時間がかかっていた資料作成も今までの半分の作業時間で終わらせられます。

いかがでしたか？次回は、視覚に訴える資料作成を目指して、「美しいフォントの選び方」についてご紹介します。